6.2 Alokace nákladů v kalkulaci TD-ABC

Zavádění metody TD-ABC můžeme rozdělit na následující tři základní kroky:

1. Stanovení nákladů jednotlivých spotřebovaných zdrojů na jednotku využitelné kapacity

V prvním kroku identifikujeme zdroje, které se podílejí na dané aktivitě, např. v případě toho, že řešíme náklady na zákazníka v oddělení prodeje je nutné zjistit, jaké jsou celkové náklady na toto oddělení a jaké základní aktivity jsou v rámci tohoto oddělení prováděny. V tomto kroku je také nutné stanovit jaká je kapacita celého oddělení, o stanovení reálné kapacity bylo hovořeno v kapitole 7.3. Stanovení této kapacity je velmi důležité, pokud bude stanovena nesprávně, může dojit jak ke zvýšení tak také ke snížení nákladů na časovou jednotku povětšinou na minutu. V posledním kroku jsou poté vyděleny celkové náklady např. za oddělení reálnou kapacitou, poté dostaneme náklady na časovou jednotku (např. minutu).

2. Stanovení času potřebného pro požadované varianty průběhu dané činnosti

V druhém kroku určíme, kolik času bylo potřeba pro kterou aktivitu např. na jednu objednávku zákazníka. V tradiční metodě ABC bychom pravděpodobně považovali tuto aktivitu za jedinou, popřípadě bychom udělali několik málo různých aktivit jako objednávka nového zákazníka, objednávka stávajícího zákazníka. U metody TDABC určíme faktory, které měly vliv na dobu trvání průběhu dané činnosti a vytvoříme časovou rovnici, která vyjadřuje závislost doby trvání činnosti na všech určených faktorech a výpočet celkové spotřeby času. Po dosazení zjištěných hodnot jednotlivých faktorů do časových rovnic vypočítáme celkovou spotřebu času pro konkrétní požadované aktivity. Více o časových rovnicích v kapitole 7.3.2.

3. Vynásobení jednotlivých nákladů, jednotlivých zdrojů celkovou spotřebou času konkrétní varianty průběhu činnosti a sečtení nákladů za jednotlivé druhy spotřebovaných zdrojů.

V rámci tohoto posledního kroku zjistíme náklady na vybranou aktivitu, tedy např. na objednávku jednoho zákazníka.

Časové rovnice

Metoda může také využívat časových rovnic, díky kterým je schopná určit časovou náročnostem na jednotlivé aktivity a vyjádřit čas nezbytný k provedení těchto aktivit. Taková rovnice vyjadřuje čas, který je spotřebován určitou činností v závislosti na různých charakteristikách, tzv. time drivers.

Časová rovnice je jednoduchou lineární rovnicí:

T = β₀ + β₁X₁ + … + β_nX_n

T – čas potřebný k provedení určité činnosti,

β₀ – standardní doba pro základní výkon činnosti,

β_i – odhadovaný čas k výkonu činnosti i, (i = 1,…, n),

X_n– time driver i, (i = 1,…, n).

n – počet time drivers potřebných pro vykonání činnosti

Tyto časové rovnice zajistí, že potřebný čas a náklady na činnosti jsou přidělovány na nákladové objekty s přihlédnutím k charakteristikám každého objektu nákladů. Časové rovnice umožňují snížit počet aktivit, při klasickém ABC bychom měli např. aktivitu objednávka – domácí zákazník a objednávka – zahraniční zákazník. Při TD-ABC máme aktivitu objednávka, která má standardní čas, pokud se jedná o zahraničního zákazníka, je zohledněna větší náročnost a ke standardnímu času v rovnici přičteme čas zohledňující dodatečné aktivity spojené s objednávkou zahraničního zákazníka. Časová rovnice ukazují, jaké aktivity vyžadují více času, a tím vedou k vyšším nákladům. Např. vyřízení objednávky pro zahraničního zákazníka je administrativně více náročné a spotřebovává to více času, proto je nutné toto zohlednit a přiřadit zákazníkovi větší náklady. TD-ABC ukazuje, které aktivity spotřebovávají největší množství času, a jsou tudíž nejvhodnější pro zlepšování s cílem snížit celkové náklady. (Pernotová a kol., 2007)

Příklad 1

V podniku je identifikováno celkem 25 aktivit v rámci zákaznického oddělení je identifikováno 7 aktivit, struktura jedné aktivity je dána následovně. (Kaplan, Anderson, 2007)

3. Obchod (zákaznické oddělení)

…

…

3.4 proces objednávky zákazníka

3.4.1 vytvoření složky nového zákazníka

3.4.2 kontrola termínu dodání

3.4.3. ověření speciálních poplatků

3.4.4. tvorba dokumentů pro dopravu

3.4.4.1 domácí

3.4.4.2. zahraniční

3.4.4.2.1 vyřízení dokumentů pro dopravu mimo EU

3.4.4.2.2 vyřízení letecké nebo vodní přepravy

3.4.4.2.3 vyřízení dokumentů k proclení

3.4.5. vytvoření dokumentů pro přepravu nebezpečného nákladu

Pro tuto aktivitu vytvoříme následující časovou rovnici.

T = 15 + 5 (pokud se jedná o nového zákazníka)

+  3 x kontrola termínu dodání u každé položky v nákupu

+ 2 (ověření speciálních poplatků)

+ 5 (pokud se jedná o domácího zákazníka)

+ 7 [(pokud se jedná o zahraničního zákazníka) + 6 (pokud je doprava mimo EU) + 3 (pokud je letecká či vodní doprava) + 4 (pokud se vyřizují dokumenty k proclení)]

 + 4 (pokud se jedná o nebezpečný náklad)

Výhody a nevýhody TD-ABC

Stejně jako u většiny alternativních manažersko-ekonomických metod, je s využitím kalkulace TD-ABC spojena řada výhod a nevýhod. Výhody metody TD-ABC můžeme shrnout do těchto následující bodů

• Rychlé zavedení modelu do společnosti, který lze snadno aktualizovat a přizpůsobovat změnám v procesech
• Může čerpat informace z informačních systémů společnosti
• Kontrolu můžeme provést pomocí přímého pozorování modelových odhadů časových jednotek
• Může vytvořit postup pro zpracování velkého množství transakcí a přitom si zachovat svou aktuálnost a podávat zprávy v reálném čase
• Zdůrazňuje nevyužitou kapacitu zdrojů a to jak v časových tak v peněžních jednotkách
• Využívá časových rovnic, které zohledňují různou náročnost dané aktivity
• Ukazuje reálnou časovou náročnost na každou operaci
• Metodu lze využít pro odhad budoucích zdrojů a pro tvorbu potřebné kapacity
• Model lze snadno přizpůsobit a aplikovat v různých závodech jedné společnosti a v jiných podnicích ze stejného odvětví. To výrazně pomáhá snižovat náklady na provádění metody TD ABC. Nákladové informace od tohoto modelu byly přesnější než ty, které poskytuje tradiční model ABC.

Nevýhody:

• Vysoká pracnost v důsledku velkého rozsahu zjišťovaných dat
• Existence pouze jediného řídícího faktoru
• Nepřesnosti vzniklé např. odhadem využitelné kapacity a také odhady spotřeby času jednotlivými aktivitami, které jsou stanoveny na základě rozhovorů, dotazníků popř. na základě měření

Specifické problémy TDABC

I když byla metoda TD-ABC vytvořena jako reakce na problémy spojené s provozem a implementací klasické ABC kalkulace, je s jejím provozem a využitím spojena řada specifických problémů:

Odpisy

Odpisy patří k nejdiskutovanější oblasti vztahující se k implementaci metody. Tři nejrozšířenějšími způsoby řešení jsou tyto:

1. Kalkulace odpisů na základě tržní situace. Nevýhodou je obtížné získávání podkladových dat a složitá implementace. Kladem tohoto způsobu je skutečnost, že je nejlépe zachycena investiční náročnost technologie.
2. Pro alokaci jsou použity daňové či účetní odpisy. Výhodou je nenáročná implementace, avšak není zohledněn aktuální stav a použitelnost daných technologií.
3. Odpisy nejsou vůbec zahrnuty do alokace a jsou ignorovány. Vzniká problém, že náklady nezohledňují investičně nákladné technologie. (Vlček, 2011, s. 22)

Specifické výrobní postupy

Čas výroby je pokládán za hlavní driver při alokaci nákladů. Jsou však i takové výrobní postupy, kdy je využití času nevhodné. Příkladem může být doba zrání sýrů. Technologicky je nutné brát v potaz až několik týdnů. Je však zjevné, že tento čas nemůže být brán jako doba výroby. Z toho důvodu je nutné vypočítat „virtuální čas výroby“ – přepočet doby výroby za pomoci využité kapacity technologie. (Vlček, 2011, s. 23)

Nevyužité kapacity

V této metodě nebyla nevyužitá kapacita výroby rozalokována na dílčí výrobky. Doporučuje tedy vytvořit zvláštní pool, do kterého spadají náklady související s nevyužitou kapacitou. Další možností je vztahovat náklady na jednotlivé pracoviště pouze k reálně využitému času. Náklady na jednotku produkce se tímto sice zvyšují, avšak více odpovídá realitě.

Prostoje

Prostoje můžeme řadit mezi specifickou formu nevyužité kapacity. Příčina jejich vzniku je zejména z technologických důvodů. Ignorace prostojů však vede ke zkreslení skutečných nákladů. Jak kalkulovat prostoje, zařadit prostoje k té výrobní dávce, kvůli které vznikly. Prostoje ignorovat a pracovat s nimi obdobně jak s nevyužitou kapacitou. (Vlček, 2011, s. 24)

Využití TDABC v praxi

Metoda TDABC najde využití zejména v podnicích se širokým sortimentem podnikových výkonů vyráběných v různém množství, stejně tak v zakázkové výrobě. Naopak méně výhodná je ve standardizovaných výrobách s velkým objemem produkce a malým množstvím změn či v podnicích s homogenní produkcí. Metoda TDABC vykazuje mnohem přesnější a vypovídající data. Perfektní výsledky přináší metoda TDABC především ve službách, například ve zdravotnictví, v hotelovém průmyslu, ve finančním sektoru nebo např. ve vzdělávacích službách. Díky metodě TDABC může management lépe rozlišit aktivity přidávající a nepřidávající hodnotu a zachytit reálně využívanou kapacitu.  (Hajija a Salisah, 2011)